Ottimizzare il Facility Management: Strategie di Implementazione Rapida per le Aziende

Nel panorama competitivo di oggi, la gestione efficiente degli immobili aziendali non è più un aspetto secondario ma un elemento strategico che impatta direttamente sui costi operativi, sulla produttività dei dipendenti e sull’immagine aziendale.

Tuttavia, molte imprese rimandano l’ottimizzazione del Facility Management, intimorite dalla convinzione errata che si tratti di un processo che comporta progetti lunghi, complessi e costosi. La realtà è ben diversa: con l’approccio giusto e l’adozione di appositi software, è possibile implementare soluzioni efficaci in tempi sorprendentemente brevi, ottenendo benefici tangibili già nei primi mesi di utilizzo.

L’importanza di mappare il patrimonio immobiliare

Per implementare in modo efficace i sistemi di Facility Management in azienda, è importante che prima di procedere venga effettuata una mappatura del patrimonio immobiliare.

In questo modo, è possibile disporre di una panoramica dettagliata del numero degli edifici, delle superfici, degli impianti installati, dei contratti di manutenzione attivi, così come delle criticità ricorrenti.

Questa fase, che potrebbe sembrare dispendiosa in termini di tempo, rappresenta in realtà un importante acceleratore: disporre di dati strutturati e organizzati permette, infatti, di andare a effettuare una configurazione rapida del sistema, evitando di procedere ad apportare successivamente integrazioni, correzioni e revisioni.

Quali soluzioni per un’implementazione rapida dei sistemi di Facility Management

Una volta effettuata la mappatura del patrimonio immobiliare, è necessario scegliere con attenzione la tecnologia da adottare.

Le moderne soluzioni per gestire il Facility Management presentano caratteristiche che favoriscono implementazioni in tempi brevi, tra cui interfacce user-friendly, template preconfigurati per i diversi settori d’impiego, integrazioni con i principali sistemi aziendali e architetture cloud.

Queste ultime, in particolare, favoriscono l’operatività dei software in pochi giorni eliminando la necessità di installazioni on-premise, configurazioni di server, backup fisici e manutenzione infrastrutturale.

Oltre alla velocizzazione del processo iniziale, è altrettanto importante la scalabilità. In questo modo, si può iniziare con un singolo edificio o una singola funzionalità ed espandere progressivamente senza dover riprogettare l’intera architettura. Gli aggiornamenti avvengono automaticamente, garantendo sempre l’accesso alle funzionalità più recenti senza interruzioni di servizio.

Anche la mobilità diventa un fattore rilevante: con i software più innovativi, infatti, facility manager, manutentori e utenti possono accedere al sistema da qualsiasi dispositivo, ovunque si trovino.

Per un’azienda che deve gestire diverse sedi, magari in aree geograficamente distanti, ciò permette di disporre di un coordinamento centralizzato con monitoraggio in tempo reale di tutti gli immobili, di favorire la standardizzazione dei processi manutentivi e di avere la capacità di confrontare le performance tra diverse strutture per identificare best practice e aree di miglioramento.

L’approccio incrementale: la chiave del successo rapido

Uno degli errori più comuni nell’implementazione di sistemi complessi consiste nel voler attivare tutte le funzionalità contemporaneamente. L’approccio incrementale, al contrario, permette di ottenere risultati rapidi concentrandosi inizialmente sulle aree a maggior impatto, per poi espandere progressivamente il perimetro del sistema.

Una roadmap tipica di implementazione rapida di un sistema di Facility Management potrebbe articolarsi in questo modo:

• Fase 1: gestione degli asset e documentazione tecnica, caricando nel sistema l’anagrafica degli impianti principali con la documentazione associata, i manuali e le schede tecniche. Il facility manager ha finalmente un repository centrale e accessibile di tutte le informazioni critiche;
• Fase 2: gestione delle richieste di intervento, implementando un sistema di ticketing che permetta agli utenti di segnalare problematiche e al team di manutenzione di gestirle in modo strutturato. Questa singola funzionalità permette di rilevare immediatamente le criticità ricorrenti e migliorare significativamente i tempi di risposta;
• Fase 3: manutenzione preventiva programmata. Si procede a configurare i piani di manutenzione ordinaria per gli asset critici, automatizzando la generazione degli ordini di lavoro secondo le cadenze previste dai costruttori o dalla normativa;
• Fase 4: gestione fornitori e contratti, integrando nel sistema i contratti di manutenzione, facility e utenze, con alert automatici sulle scadenze e possibilità di tracciare le performance dei fornitori.

Si tratta di un approccio che garantisce quick wins concreti fin dalle prime settimane, mantenendo alto l’entusiasmo del team e dimostrando il valore tangibile dell’investimento agli stakeholder aziendali.

L’integrazione dei software di Facility Management nell’ecosistema digitale aziendale

Un software di facility viene generalmente inserito all’interno di un più ampio ecosistema digitale aziendale. Proprio l’integrazione con altri sistemi permette di ottimizzare ulteriormente i processi e le attività, con ricaschi positivi per le aziende.

Il lavoro in sinergia con i sistemi ERP, per esempio, permette il passaggio automatico delle fatture dei fornitori, l’allineamento dei centri di costo e la riconciliazione automatica degli ordini di lavoro con i movimenti contabili. Questo elimina doppi inserimenti, riduce gli errori e accelera i processi amministrativi.

L’integrazione con i sistemi IoT e Building Automation accresce invece la predittività. Per esempio, sensori installati sugli impianti critici inviano dati in tempo reale al sistema di gestione, che può generare automaticamente ordini di manutenzione quando i parametri escono dalle soglie previste, prima ancora che si verifichi un guasto.

Infine, attraverso l’integrazione con le piattaforme di comunicazione aziendale – come la posta elettronica, i sistemi di messaggistica istantanea o i collaboration tool – le notifiche operative vengono recapitate direttamente nei canali abituali di lavoro. Questo facilita la presa in carico delle segnalazioni e accelera la gestione delle richieste, aumentando i tassi di risposta e ottimizzando il processo di gestione delle richieste.

Il fattore umano: formazione e change management

La tecnologia, per quanto sofisticata, non produce risultati se le persone non la utilizzano al meglio. Un’implementazione rapida richiede dunque di prestare attenzione anche agli aspetti di change management e formazione.

I sistemi di Facility innovativi aiutano questo processo realizzando software progettati per essere utilizzati a ogni livello aziendale, con video help desk e supporto informativo.

Al contempo, è possibile per le imprese investire tempo nella creazione di tutorial specifici per i diversi ruoli aziendali, nell’identificazione di champion interni che possano supportare i colleghi nelle prime fasi di utilizzo, e nella comunicazione chiara dei benefici che ciascuno trarrà dal nuovo sistema, illustrando nel dettaglio come il sistema ridurrà lavoro inutile, eliminerà urgenze evitabili e fornirà riconoscimento al buon lavoro svolto.

Il coinvolgimento precoce dei team operativi nella fase di configurazione, raccogliendo il loro feedback su come strutturare i processi nel nuovo sistema, trasforma quindi i dipendenti in veri e propri promotori del cambiamento.

Il momento di agire è adesso

L’adozione di questo tipo di sistemi costituisce dunque, per i più diversi settori e a ogni latitudine, una vera e propria leva strategica per la competitività aziendale.

Per le aziende che non hanno ancora intrapreso questo percorso, il momento attuale può rivelarsi quello più indicato per avviarlo.

Sfruttare questa opportunità con consapevolezza permetterà infatti di porre basi solide per una gestione dei propri immobili più efficiente, reattiva e allineata agli obiettivi dell’impresa.